Projektberatung

Was verstehen Sie unter Projekt-Management? Diese Frage bekommen wir immer wieder gestellt. Es gibt so viele Standardisierungen und dennoch: Von Firma zu Firma sehen wir zum Teil sehr gravierende Unterschiede.

Die einen bezeichnen jede Aufgabe, als Projekt unabhängig von Größe und Komplexität. Für die anderen ist es erst ein Projekt, wenn mindestens ein ganzes Team Vollzeit daran arbeitet. Hier werden Sie erfahren, wie wir in Zusammenarbeit mit einer führenden schwedischen Agentur das Thema beschreiben und wo wir, basierend auf unserer intensiven Erfahrung, die gefährlichsten Klippen in der Weite des Projekt Ozeanes sehen. Selbstverständlich finden Sie Ansätze, wie Sie diese umschiffen können.

Ein Blick in die Wirklichkeit:

Michael ist seit zwei Jahren Projektleiter. Er hat dafür sogar eine Vertragsänderung

erhalten. Er kann sehr gut organisieren und arbeitet ausgesprochen strukturiert. So ist es fast natürlich, dass er drei Herausforderungen gleichzeitig leitet, die unterschiedlich weit fortgeschritten sind. Bislang ist es ihm jedoch trotz extremen persönlichen Einsatzes nicht gelungen eine davon im gegebenen Kosten- und Budgetrahmen mit der gewünschten Qualität zu vollenden. Er ist frustriet, da er das Gefühl hat, dass die Prozesse nicht funktionieren.
Was sind die Ursachen und was könnte er optimieren?
Erkennen Sie diesen Zustand wieder? Wir geben Ihnen einen Einblick, wie solche Situationen nicht nur vermieden werden, sondern durch professionelles Projektmanagement hervorragende Ergebnisse erzielt werden.

Müsste die optimale Methode für Ihr Projekt noch erfunden werden?

Bestimmt wünschen Sie sich das genauso wie andere Projektleiter oder Stakeholder. Wir gehen davon aus, dass die für Sie passendste Methode bereits erfunden und verfügbar ist. Schließlich werden unterschiedlichste Projekte, sowohl im klassischen als auch im agilen Verfahren erfolgreich durchgeführt. Wir empfehlen dringende die intensive Analyse der folgenden Fragen:
* Was soll erreicht werden, was ist das Hauptziel?
* Wie sind die Rahmenbedingungen (Ressourcen, Umfeld, Zeitrahmen, Budget)?
* Ist das Ziel unter diesen Bedingungen wirklich erreichbar?
Häufig beobachten wir in unseren Trainings und Mentoring Programmen, dass diese Kernfragen gar nicht oder erst im bereits laufenden Projekt gestellt werden. Doch dann ist es meist zu spät!

Sie haben ein wichtiges Projekt, das nicht schiefgehen darf?

Jedes Projekt sollte mit der Voraussetzung gestartet werden, dass es gelingt. In unserer Beratung stellen wir jedoch häufig fest, dass die Prozesse zum Gelingen nicht ausreichend verankert sind. Wenn im Vorfeld jedoch schon klar ist, dass ein Scheitern ernste Konsequenzen haben kann, ist es umso wichtiger das entsprechende Werkzeug zu kennen und konsequent anzuwenden:
Die Risikoanalyse!
Kenner von Qualitätsprozessen werden sich an die FMEA (dt. Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) erinnert fühlen. Es geht darum alle möglichen Risiken im Team gemeinsam zu erfassen und ihren Einfluss auf das Projekt zu bewerten. Übersteigt der ermittelte Risikowert ein gesetztes Maximum, werden Maßnahmen definiert. Diese sind im Verlauf des Projektes umzusetzen. Dadurch werden frühzeitig alle Klippen erkannt, wie auf einer Seekarte erfasst und können professionell umschifft werden.
Die Stakeholder Analyse ist noch wichtiger und ein absolutes Muss in der Vorbereitungsphase jedes Projektes. Sie wird meist ignoriert. Dabei ist es erwiesen, wie wichtig es ist, in kritischen Phasen mit den richtigen Entscheidungsträgern zusammen zu arbeiten. Dafür müssen diese und ihr Einflussbereich im Vorfeld bekannt sein. Eine Abstimmung mit diesen Menschen zu ihrem Engagement für das Projekt ist durch die Projektleitung zu gewährleisten. Somit wird ein stabiles Kooperationsnetz in entspannten Zeiten aufgebaut, dass seine Stärke in schwierigen Momenten effektiv beweisen wird.

Wie planen wir Termine, Mitarbeiter und Kosten realistisch?

Für eine hochwertig Planung des Spannungsdreiecks ist die oben erwähnte Zieldefinition und die begleitenden Risikobewertung sowie die Stakeholder Analyse das Fundament.
Wichtig für die Planungsphase ist, dass die Kernfunktionen (Bsp. R&D, Produktion, Marketing und ähnliche) mit ihrem Erfahrungsschatz eingebunden werden. Zielkonflikte müssen offen benannt werden, um die wirkungsvollsten Maßnahmen zu definieren. Daraus ergibt sich eine Abschätzung von Terminen, benötigten Mitarbeitenden und Kosten. Selbstverständlich müssen die erforderlichen Teammitglieder die notwendige Erfahrung und Qualifikation in das Projekt einbringen können. Die detaillierte Planung muss mit dem Steuerkreis abgestimmt und beschlossen werden. Während der Durchführung sind diese drei Größen maßgeblicher Bestandteil des regelmäßigen Projektcontrollings. Ein monatlicher Bericht, der die Planung der aktuellen Situation gegenüberstellt, muss den Projektbeteiligten aktiv zur Verfügung gestellt werden. Jede Planabweichung wird durch das Projektteam bewertet. Das Team verständigt sich auf Korrekturmaßnahmen, um das Projekt wieder auf den Zielweg zu führen.

Wie planen wir den Projektumfang (Scope) und die gewünschte Qualität?

Die Definition des Projektumfanges (Scope) auch Projektziel ist eine der Königsdisziplinen der Projektleitung. Viele Organisationen scheitern daran, dass die Stimme des Kunden nicht richtig verstanden wird. Wie können Sie diese Klippe umrunden?
Sprechen SIE als Projektmanager mit Ihrem Kunden! Ist es ein firmeninternes Projekt, sollte das kein Problem sein. Handelt es sich um ein Projekt für einen Kunden Ihrer Firma bestehen Sie darauf mit dem Empfänger des Ergebnisses persönlich zu sprechen. Fragen Sie diesen so lange bis sie die Bestätigung haben, dass Sie sein Projektziel und alle Wünsche wirklich verstanden haben. Kommunizieren Sie diese Punkte offen und vollständig mit Ihrem Projektteam und den Stakeholdern. Kleine Randbemerkung: Die Stakeholderanalyse wird Ihnen auch hier hervorragende Unterstützung bieten, um die für das Projekt wichtigen Personen zu informieren.

Wie bekommen wir klare und überprüfbare Ziele, hinter denen alle stehen?

Sobald die Zielabstimmung mit dem Empfänger des Projektes vollumfänglich geklärt ist, ist ein wesentliches Fundament gelegt. Wenn Sie als Verantwortlicher nicht alle Fragen und Anmerkungen von Interessierten beantworten können, nutzen Sie diese als einmalige Chance noch einmal mit dem Auftraggeber des Projektes in ein klärendes Gespräch zu kommen.

Wie gestalten wir die Kommunikation und Abstimmung im Projekt?

Der Erfolg einer Organisation und aller Beteiligten ist maßgeblich von der Kommunikation abhängig.
Sie ist die Schlüsselaufgabe des Projektleitenden und der Mitarbeitenden und Stakeholder. Da die Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen kommen, müssen diese durch regelmäßigen Austausch zum Team zusammengeführt und zusammengehalten werden. Gleichzeitig gilt es aber deren „Heimatbereiche“ und das Management so weit wie notwendig proaktiv zu involvieren. Dies erreichen Sie durch ausgewogene Information und Diskussion. Hierzu empfehlen wir dringend einen Kommunikationsplan zu erstellen. Dieser zeigt deutlich, wer in welcher Situation welche Information erhält bzw. für Freigaben verantwortlich ist. Er kann Sie auch dabei unterstützen eine entsprechende interne Beratung für die Stakeholder Ihrer Herausforderung durchzuführen.

Wie sehen ein schlagkräftiges Reporting und Controlling aus?

Das Reporting sollte immer leicht verständlich sein und eine klare Struktur zeigen. Visuelle Elemente wie Grafiken und Bilder eignen sind dazu bestens geeignet. Es ist notwendig zu analysieren, wer das Reporting bekommen soll und bekommen möchte. In der der Stakeholder Analyse werden die zu berücksichtigenden Personen festgelegt.
Die Betrachtung des Projektverlaufes mit einem Bericht über den Status quo ist der erste Part. Hier empfiehlt sich eine Soll-/ Ist Darstellung. Ein erläuternder Text ist bei Abweichungen und zur Erklärung außergewöhnlicher Ereignisse erforderlich.
Dem Ausblick auf die nächste Phase ist besonderes Augenmerk zu widmen. Welche Maßnahmen sind erforderlich, um das Projekt auf dem Plan zu halten oder es dorthin zu bringen? Welche Maßnahmen sind eingeleitet und welches Teammitglied gewährleistet die Umsetzung? Fordern Sie die entsprechende Zustimmung des Managements ein, wenn diese benötigt wird. Die entsprechende Dokumentation z. Bsp. durch eine Notiz im Logbuch empfehlen wir dringend.

Wie können wir Sie unterstützen?

Diese Frage ist unsere Lieblingsfrage. Es ist uns ein Herzensanliegen IHRE Situation zu verstehen. In enger Zusammenarbeit mit unserem schwedischen Partner erarbeiten wir das für Sie passende Konzept. Wir starten mit einer intensiven Beratung, in der wir mit Ihnen die Ziele definieren. Wir empfehlen häufig mit einem modernen Training für das Team zu beginnen. Hier erarbeiten die Teilnehmenden sowohl die klassischen als auch die agilen Projektmanagement Methoden. Uns ist es besonders wichtig, dass Sie durch das Umfeld optimal unterstützt wird. Hierfür haben wir spezielle Programme entwickelt, die wir gerne auf Ihre Bedarfe anpassen und durchführen. Unsere Königsdisziplin ist das Mentoring Programm. Der Projektleiter wird professionell ab der Planungsphase bis zum erfolgreichen Abschluss des Projektes in einer Art Coaching weiterentwickelt. Die Verantwortung für den Erfolg liegt weiterhin bei dem Projektleiter. Er wird in seiner Herausforderung geführt und erfährt optimale Projektberatung. Dadurch wird die Qualität der gesamten Arbeit enorm gesteigert. Der Lerneffekt für alle Beteiligten ist unschätzbar.

Sie wollen eine Projektmanagement-Software auswählen und einführen?

Dringende Empfehlung: Glauben Sie keiner Software. Jede digitale Unterstützung kann nur so gut sein, wie die Daten, die Sie zur Verfügung stellen. Die Software ermöglicht es Ihnen den Überblick zu behalten. Das kann aber nur funktionieren, wenn Sie die Daten aktuell halten und sofort das Projektteam informieren, wenn Abweichungen zwischen Plan und Ist sichtbar werden.
Die Palette der PM-Software ist riesig. Definieren Sie Ihre Anforderungen an dieses Werkzeug so präzise wie möglich. Was soll verwaltet werden? Wie aufwändig ist die Nutzung? Welche Projekttools wie Risikoanalyse, Stakeholder Analyse, Terminplan, Projektorganisation, Statusberichte etc. soll durch das Tool dargestellt werden?

Schon eine ausgefeilte Excel Datei mit den entsprechenden Registern kann eine pragmatische Lösung sein, um Ihr Projektmanagement effektiv zu unterstützen. Eine gute Übersicht und Bewertung der unterschiedlichen Angebote finden Sie auf den entsprechenden Internetportalen.

Fazit

Ein Projekt ist eine spannende und herausfordernde Teamarbeit. Denken Sie daran, dass es sich um eine befristete Organisation handelt, die die bestehende Linienorganisation überlagert.
Diese Art von Veränderungsprozessen sind mit einem hohen Maß an Unsicherheit und Koordinierungsbedarf verbunden.

Entscheiden Sie sich für eine Projektorganisation, wenn:

• Die Linienorganisation es nicht gewohnt ist, Veränderungsaktivitäten zu steuern.
• Der Umfang komplex erscheint.
• Es viele externe Abhängigkeiten gibt.
• Das Projekt muss wahrscheinlich häufig überarbeitet werden.

Wenn Sie für diese Herausforderung, das richtige Team zusammenstellen und zusätzlich professionelle Begleitung engagieren, wird es für Sie und Ihre Firma ein großer Erfolg und für Ihren Kunden ein nachhaltiger Gewinn.